Polityka prywatności

Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem danych osobowych jest Fundacja LEMON z siedzibą w Warszawie.

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz kontaktować się z Fundacją pod wskazanym adresem e-mail.

Kontakt z Fundacją

Kiedy wysyłasz do nas wiadomość lub kontaktujesz się za pośrednictwem formularza, możemy przetwarzać Twoje imię, nazwisko, dane kontaktowe oraz treść przekazanej wiadomości.

Celem przetwarzania jest przyjęcie zgłoszenia, udzielenie odpowiedzi i prowadzenie korespondencji w sprawie, z którą się do nas zwracasz.

Podstawą prawną przetwarzania danych w ramach zwykłej korespondencji jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na obsłudze otrzymanych zapytań i komunikacji z osobami zainteresowanymi jej działalnością.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych kontaktowych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Prosimy o nieprzesyłanie niepotrzebnych numerów identyfikacyjnych, skanów dokumentów ani szczegółowych informacji dotyczących zdrowia lub innych danych szczególnie chronionych.

Zgłoszenia do programów i wydarzeń

Dane przekazywane przez osoby zainteresowane programami Fundacji mogą być przetwarzane w celu rozpatrzenia zgłoszenia, kontaktu z uczestnikiem oraz organizacji odpowiedniego działania.

W zależności od formularza mogą to być: imię i nazwisko, dane kontaktowe, wybrany program, preferowany termin oraz informacje niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia.

Na etapie przyjmowania zgłoszeń dotyczących bezpłatnych programów i wydarzeń, gdy celem jest rozpatrzenie zainteresowania, kontakt z osobą zgłaszającą się oraz ustalenie możliwości udziału, podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na organizowaniu działań statutowych i obsłudze zgłoszeń składanych z inicjatywy zainteresowanych osób.

Jeżeli udział w konkretnym programie będzie wiązał się z zawarciem umowy lub porozumienia z uczestnikiem, dane niezbędne do wykonania takiej umowy mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. O właściwej podstawie i zakresie dalszego przetwarzania poinformujemy przed jego rozpoczęciem.

Podanie danych wymaganych w konkretnym formularzu może być niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia lub zorganizowania udziału.

Zgłoszenia wolontariuszy

Jeżeli zgłaszasz chęć współpracy wolontariackiej, możemy przetwarzać dane kontaktowe, informacje o Twoich zainteresowaniach, umiejętnościach, dostępności oraz preferowanym rodzaju działań.

Wykorzystujemy te informacje w celu rozpatrzenia zgłoszenia, nawiązania kontaktu oraz ustalenia możliwości współpracy.

Podstawą prawną na etapie rozpatrywania zgłoszenia jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na organizacji współpracy wolontariackiej.

Jeżeli współpraca zostanie nawiązana, dalsze przetwarzanie może odbywać się na podstawie odpowiednich przepisów prawa lub w związku z zawartym porozumieniem, stosownie do okoliczności.

Dane nie będą automatycznie wykorzystywane do niezwiązanych z danym zgłoszeniem działań, takich jak stała wysyłka wiadomości promocyjnych.

Współpraca z biznesem i organizacjami

Jeżeli reprezentujesz firmę, instytucję lub organizację zainteresowaną współpracą z Fundacją, możemy przetwarzać Twoje imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, nazwę reprezentowanego podmiotu oraz informacje o proponowanej współpracy.

Celem przetwarzania jest rozpatrzenie propozycji, kontakt z przedstawicielem podmiotu oraz przygotowanie ewentualnej współpracy.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na prowadzeniu kontaktów i rozwijaniu współpracy związanej z jej celami.

Jeżeli dalsza współpraca będzie wymagała dodatkowego przetwarzania danych, odpowiednie informacje zostaną przekazane stosownie do zakresu współpracy i obowiązujących przepisów.

Kto może otrzymać Twoje dane?

Administratorem danych osobowych jest Fundacja LEMON. Dostęp do danych przekazywanych w formularzach i korespondencji mają wyłącznie upoważnione osoby reprezentujące Fundację.

Do obsługi zgłoszeń wykorzystujemy usługi Google: Google Forms, Google Sheets oraz Gmail. Dane mogą być przetwarzane w ramach tych usług zgodnie z warunkami ich świadczenia i obowiązującymi przepisami.

W zakresie obsługi strony internetowej i plików cookies korzystamy również z usług dostawcy hostingu oraz narzędzia CookieYes.

Nie przekazujemy standardowo treści zgłoszeń organizacjom partnerskim ani innym osobom w celu prowadzenia przez nie własnych działań. Ewentualne udostępnienie danych wymaga odpowiedniej podstawy prawnej.

Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług Google dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Google informuje o stosowanych mechanizmach ochrony danych przekazywanych za granicę, w tym o uczestnictwie Google LLC w EU–US Data Privacy Framework. Mechanizm ten opiera się na decyzji Komisji Europejskiej dotyczącej odpowiedniego stopnia ochrony danych w odniesieniu do certyfikowanych podmiotów.

Szczegółowe informacje o zasadach międzynarodowego przekazywania danych przez Google znajdują się na stronie: Zasady przekazywania danych Google.

Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania danych zależy od celu, w jakim zostały one zebrane. Stosujemy zasadę ograniczenia przechowywania danych osobowych.

• Korespondencja i zapytania: do 12 miesięcy od zakończenia sprawy.
• Zgłoszenia do wolontariatu niezakończone współpracą: do 12 miesięcy od zakończenia rozpatrywania.
• Zgłoszenia do programów, które nie doprowadziły do udziału: do 12 miesięcy od zakończenia naboru.
• Dane uczestników programów: do 24 miesięcy od zakończenia udziału, chyba że obowiązujące przepisy lub warunki finansowania wymagają dłuższego okresu.
• Propozycje współpracy: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu dotyczącego danej propozycji.
• Dokumentacja formalna, księgowa i projektowa: zgodnie z okresami wynikającymi z odpowiednich przepisów oraz warunków finansowania.

Dane związane z faktycznie nawiązaną współpracą mogą być przechowywane przez czas jej trwania oraz przez dalszy okres uzasadniony obowiązkami prawnymi lub ochroną przed roszczeniami.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że istnieje inna ważna podstawa do ich dalszego przechowywania.

Jakie masz prawa?

W przypadkach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych, gdy zachodzą odpowiednie przesłanki;
• ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki RODO.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na kontakt@lemon-foundation.org.

Pozostałe informacje

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Fundacja LEMON nie podejmuje wobec osób zgłaszających się do Fundacji decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym na profilowaniu w rozumieniu art. 22 RODO. Zgłoszenia rozpatrywane są przez osoby reprezentujące Fundację.

Aktualizacja polityki

Informacje na tej stronie aktualizujemy w razie zmian sposobu przetwarzania danych lub wykorzystywanych technologii.